山積みの仕事を早く終わらせる鉄則


「なぜか、『仕事がうまくいく人』の習慣―世界中のビジネスマンが学んだ成功の法則」 ケリー・グリーソン PHP研究所

すぐやる!
  • 残務をすっかり片づけてしまえば、そこから発生する問題を扱わずにすむ。
  • 物事を期日までにさばけば、現況を報告するという業務を減らせる。

すぐに「正しく」やる
  • 物事を、完全に、正しくさばけば、やり直しを求められる機会を減らせる。
  • 部下に対して、明確で完全な指示を出せば、初めに物事がうまく行かない場合でも、再度確認を求められたり、あなた自身がフラストレーションを 感じたりすることも少なくなる。
  • 日常業務にしても、もっと大がかりな職務にしても、終わらせる方法を従業員に教えるのは自分の職務だということを忘れずに。

すぐに「正しく」伝達する
  • メッセージを残すとき、きちんと情報を伝えれば、お互いに電話の行きちがいで相手がつかまらないという事態も少なくなる。
  • 自分が電話をとったときは、完全なメッセージを求めるようにする。
  • Eメールやボイスメールなど、きちんとメッセージが伝わり、進行中の仕事の邪魔にならない通信手段を利用する。



覚えておくと便利な、Eメールのちょっとしたコツ


「なぜか、『仕事がうまくいく人』の習慣―世界中のビジネスマンが学んだ成功の法則」 ケリー・グリーソン PHP研究所

  • メッセージを作成するときは、件名をはっきり書く。

  • メッセージの最初に、趣旨を簡単に書いておく。

  • メッセージ1通につき、話題をひとつに限定する。

  • 送信や返信は、必要のある相手だけに出す。 "全員に返信"は使わないこと!

  • あるメッセージに別のメッセージをつけるときは、添付ファイルにしないで、コピー&ペーストの機能を使う。

  • 文書に訂正や付記をするとき、訂正部分に印をつけておくと、受信者にもわかりやすい。

  • Eメールを受け取ったときは、本文を読む前に、見出しか件名を見る。自分が全文を読みたいかどうか、あるいは読む必要があるか、削除するべき か、その場で判断する。

  • 無礼で心ない人たちが相手のときも、礼儀正しく、寛大に。



仕事の「先のばし」癖を退治する8つの鉄則


「なぜか、『仕事がうまくいく人』の習慣―世界中のビジネスマンが学んだ成功の法則」 ケリー・グリーソン PHP研究所

先のばし癖を克服し、自分の生産性を増大させる方法

1. 書類を読むのは一度ですませる

2. 重要でない仕事を先に終わらせる

3. 問題は小さなうちに解決する

4. 仕事の邪魔になる原因となる業務を、真っ先に処理する

5. やり残したことを片づける
①残務の正体をはっきりさせる
②最初に片づける残務を優先する
③一日ひとつの残務を片づけられるように、時間を組む
④残務の原因をはっきりさせる
⑤その原因を取り除き、残務がふたたび発生しないように、
  またそれ以上残務をため込まないようにする

6. 過去ではなく、未来を目指して仕事を始める

7. 「時間がかかるから」を先のばしの言いわけにしない

8. 先のばしから解放されれば、もっと元気になる