返信メールを書く


要点を押さえ、好印象を与えつつ、すばやく返事を書く方法

STEP1 (30秒)

返信が必要なメールを選び、返信ボタンをクリックする。

内容は読まず、ただ返信が必要かどうかだけで決める。

STEP2 (2分30秒)

必要な部分は「引用」し、不要な部分は「削除」

返事を書きながら、相手のメールを読む。必要な部分は「引用」し、不要な部分は「削除」する。
この繰り返しで相手が求める内容の返事をすばやく書き上げる。

注意すべきこと
全体を読んで構成を考えてはいけない。
時間節約のため「読みながら」書く。
相手の名前・社名・数値等は手入力しない。
間違いを避けるため相手のメールからコピー&ペースト。

日頃からやるべきこと
不要メールの追放
何となく購読を続けているメルマガがあれば削除しておく。
フォルダで振り分け設定
仕事の種類や取引先に応じてフォルダを作り、自動振り分けの設定にしておく。
フォルダ名の前に「01」「02」などの番号を振っておくと、フォルダを番号順に並べられる。
単語登録を活用
間違いやすい珍しい名前、メール冒頭のあいさつ文などは単語登録しておく。
入力ミスが減って、時間を節約できる。


日経ビジネス Associe (アソシエ) 2009年 8/18号 [雑誌]より

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