「できる人は5分間で仕事が終わる」 まとめ

「できる人は5分間で仕事が終わる」　マーク・フォースター　幻冬舎より

Chapter1　まず"NO"と言う

• 今抱えている仕事に注意が行き届くようになるまで、仕事の数を減らす
• 新しい仕事に取りかかる時は、今やっている仕事をどれか止めなければならないと肝に銘じる
• どんな要望にも、自然に「ノー」が言えるようにしておく
• 「ノー」と言う時は、弁解するのではなく、「ノー」の理由を述べるようにする。その理由も価値観に関わるものにする

Chapter2　魔法使いからの5つのアドバイス

• 優先順位づけは、緊急事態か差し迫った期限に間に合わせる場合に使う
• 「今すぐやる」は、日常業務や、やり方の決まった仕事を行う場合に使う
• チェックリストは、特定の計画を必要な行動に分解するためか、特定の仕事を確実に終了させるために作成する
• プログラムは、他人と自分の行動を調整するために作成する
• 流れに身を任せるには、川に対する堤が必要なことを忘れない

Chapter3　人間の持つ最高の道具---注意力

• 成功の鍵は注意であり、注意に必要なことは次の通りです
  ---集中すること
  ---継続すること
  ---充分であること
• 逃げれば逃げるほど、抵抗感は大きくなる
• 一度身についたことは、続けやすい
• 悪習を止めるには、大きな苦痛を与えることである
• 意識しなくても自然に流れる生活が出来るようなシステムを構築する

Chapter4　締切りがない仕事の対処法

• まず短いダッシュ時間を利用して、抵抗を克服する
• 恐怖を克服する最良の方法は行動である
• 時間を決めて働くことで、期限の効果を利用する
• 人間の精神は完璧を求める。時間が来たら仕事を止めることで、仕事が再開しやすくなる。
• 期限付きの短い休暇を取って、注意を自由に出来る時間を設ける
• 日常の問題を解決するには、時間を決めた上、思うに任せ、それについて書いてみる
• 抵抗が克服できるようになるのに応じて、ダッシュ時間を延ばしていく
• 仕事をプロジェクト、カテゴリー毎に分け、くり返し順番に進めていく
• 手がけるプロジェクトには、チェックリストを作成する

Chapter5　短距離走のように仕事をする

• 自分に合う方法が見つかるまで、いろいろな方法を試してみる
• 気分や状況に応じて違った方法が合うこともある
• どれも上手くいかない場合は、仕事の抱えすぎ。解決法は仕事の数を絞ること

Chapter6　プロジェクトにはどう対処するか？

とりあえず、全ての仕事を二等分する

• 二等分法を使って次のことができる
  • プロジェクトに必要な直近の行動を体系的に行う
  • プロジェクトに関する将来の行動について考える
  • ファイルリングのシステムを作る
  • 本棚、倉庫、ワイン・セラー、天井裏等を整理する
• 仕事に向き合うことと、仕事をすることと区別する
• 思考→行動→思考→行動を繰り返すことで、自分の考えを明確にする
• 定期的に、考える時間を設けておく

Chapter7　仕事の枠組みをシステム化する

• くり返し起きる問題を抱えていたら、問題を分析し、有効なシステムを構築する
• 約束の時間に遅れないためには、他の仕事を止める時刻---SWEET（Stop Working on Everything Else Time）を明確にする
• 自分が自分自身の上司であると考え、就業規則労働条件を設定する
• 事務管理、帳簿の記入、広報担当といった補助的な仕事には、そのために自分をパート・タイムで雇用する

Chapter8　それでも「やりたくない」仕事の対処法

• 抵抗を行動のガイドだと考えれば、生活がスムーズに流れるようになる
• 仕事を始める前にスキャター･マップを使って、その日の「土地を耕して」おく
• 失敗しても落胆せず、練習を重ねる

Chapter9　私の時間日誌

• 「時間日誌」は、時間に関する問題の所在を見つけるのに良い方法である
• フォローの必要がある「くり返し仕事」への対処には、システムが必要である
• 上手くいかない状況になったら、出来るだけ早く、規定路線に戻るようにする
• 抵抗が強くていつまでも仕事が始められないようなら、第一歩が踏み出せるまで仕事を分解

Chapter10　さらに人生を豊かにする3つのこと

• 散歩に代表される緩やかなエアロビクス運動は、肉体的な健康だけでなく、精神的な敏捷さの工場にも効果を発揮する
• 瞑想には人間関係の改善や自己認識を深めるだけでなく、仕事の効率も向上させることが証明されている
• 書くことは精神の動きの効率を上げる最良の方法
• 三つの行動は、一度にではなく徐々に生活に取り入れること

5段階読書法

「この一冊で『実行力』と『勉強力』が面白いほど身につく!」より

5段階読書法：人間の思考プロセスに基づいて考え出された読書法

①概観

その本の中にどんなことが書かれているのか、その全体像を把握する読み方。
本を手に取ってもすぐには読み始めず、まず最初に目次、次に章、節、見出しを見ることで本全体の構成や流れを知る。

②設問

本文を開いて、まず見出しに注目し、これを疑問形に直して読んでみる。
たとえば「速読のすすめ」というタイトルがあれば「なぜ速読をすすめるのか？」と考えてみるのである。

③精読

文章を目で丁寧に追っていく。
必要なら傍線を引くなどして要点を理解する。

④暗礁

精読が終わったら、とりあえずいったんその本を机の上に置き、そこで何が書かれていたのか、その要点を頭の中で箇条書きにして暗誦してみる。

⑤復習

読み終わった本をそのまますぐに本棚にしまわず、もう一度見直してみる。
目次を開いて見出しから順に記憶をたどってもいいし、ノートなどに要点をまとめてみるのも効果的。

「困ったときの情報整理」 各章のまとめ

東谷 暁　「困ったときの情報整理」　文春新書

はじめに　情報整理業を開業する

1. 情報機器を購入したからといって、情報整理ができるわけではない。事務所を設立すれば仕事がやって来るわけではないのと同じだ。自分の目的をはっきりさせてから、必要なら情報機器を購入すべきだ。



2. 最近は、パソコンの性能が向上し、またインターネットがブームとなったので、個人的情報整理が飛躍的に楽になったと思う人もいるだろう。しかし、実はその基礎になる方法論は昔とあまり変わっていない。



3. 情報機器を購入して操作してみたいという欲望と、個人的にさまざまな情報を役立てたいという意欲とは、実はまったく異なる。　情報整理を主体に考えれば、大げさな機器はかえって邪魔になる場合もある。

第一章　すべては時間に制約されている

1. あらゆる情報整理には、時間的な制約と能力的な制約がある。意外に、この厳然たる事実を忘れるので窮地に陥るのだ



2. 作業はつねにスケジュールを立てることから始めなくてはならない。有限な時間と能力、さらには資金の割り振りを考える必要があるからだ。



3. 時間の割り振りのさいには、1ヶ月は15日、10日は5日、1日は半日と考えて行う。まちがっても「頑張ればなんとかなる」と思ってはいけない。

第二章　知識は詰め込まねばならない

1. 本はすべてを読む必要はない。卵が腐れているかを知るために、全部を食べてみなくとも良いことと同じだ。



2. 情報は詰め込まなくては役に立たない。詰め込む最初の情報源は本がいちばんよい。筆者の姿勢がはっきり出ているからだ。



3. 集中するためにも、本には線を引いたり感想を記入しながら読むのがよい。このさいの筆記具や線の引き方には多少の工夫がいるが、あまり凝ってはいけない。



4. 分からないことは、好きな論者の本で「引く」のがよい。分野ごとに好きな論者の本でかためて、なるたけ百科事典には頼らないほうがよい。

第三章　雑誌という情報ジャングル

1. 自分で資料を分類しなくてはならない読者は多くないと思うが、検索して目指すデータを探すさいにも、その背景には分類問題があることを知っておいても無駄ではない。



2. 雑誌記事の検索は、書籍や新聞よりも手間と費用がかかる。とりあえずは開架式の図書館で調べることを考え、準備期間があれば十二月号の年間索引を何年分かコピーして集めておき参照するのがよい。



3. 長期にわたる雑誌記事の検索は、東京都内ならば大宅壮一文庫に直接でかけてみるのがいちばん速い。地方の場合には、日外アシストにアクセスして必要な記事のリストを作成し、近くの図書館で現物を見つけコピーを取るしかない。

第四章　パソコンで出来る情報収集

1. 新聞記事データベースは、あらかじめ下調べをしてから検索を始めること。検索法にはいちおうのノウハウがあるので、簡単な方法は覚えておくとよい。



2. インターネットのウェッブ・サイトから情報を得るのは書籍、雑誌、新聞で調べてからにしたほうがよい。事情がわからないままに見つけた情報が、正しいのか間違っているのかを判断するのは非常に難しい。



3. 計算ソフトで見積もりのフォーマットを作ったり、公的機関のウェッブ･サイトから数字を取ってグラフを作る程度は練習しておいたほうが便利だ。

第五章　パソコンで出来ない情報収集

1. 取材の前に調べられるだけ調べておくのが鉄則。たとえば経済関係のテーマの場合、数字の面からと構造的な面から漠然としたイメージをもっていないと、せっかくの取材も生きない。



2. 通説をしっかり押さえること。その説がどのようなデータや論拠で言われているのかを調べて、疑問点を整理してから取材先を考えるべきだ。



3. 相手になるだけ多く話してもらうのが第一の目的で、相手をやりこめたり矛盾を衝いて叩くのは、ある種の職業の人以外には必要のない技である。



4. 取材に来られたほうは、たいがいは迷惑に思っている。話したくなるような心づかいも大切だ。

第六章　アイディアは何処から来るか

1. すでに分かっているのに、はっきりと気がついていないという事態は多い。人とコミュニケーションを図ることで、この隠れたアイディアを浮かび上がらせることが出来るかもしれない。



2. アイディアというのは、これまで気がつかなかった要素間の新しい結びつきである。他にもいろいろ考えられるが、時間と能力に制限がある場合には、この考え方でとりあえずは満足すべきだ。



3. アイディアが浮かんだら、すぐにメモするクセをつける。このさい、メモの道具立てを大袈裟にすると、忘れてしまったりして逆効果だ。ポストイットをあちこち置いて、思いつきしだいメモをして、目立つところに貼っておくとよい。



4. 無垢な心や無知な頭からは、アイディアは生まれない。人の頭脳には「白紙状態」は存在しない。むしろ「書き込まれた状態」がアイディアには必要だ。

第七章　ワープロソフトでものを書く

1. 文書作成の時期をどこにもってくるかは、かなり微妙な問題だ。書き慣れていない人の場合には、情報収集と読み込みを早めに切り上げて、余裕をもって書いたほうがよい。



2. 文書は文章と文章、段落と段落、節と節、章と章の関係を論理的に矛盾なく、順序よく並べることを中心に考えて書く。



3. ワープロソフトはいまやどれも同じようなものだが、エディタやアウトライン・プロセッサを使ってみることもよいかもしれない。



4. 全体の構想に自信がなければ、文章のファイルは細切れにしておいて、あとから構成上の変更がしやすいようにしておくのも手だ。

第八章　情報の迷路を抜け出す

1. 論理的だと信じて論じていることも、実はとんでもない論理飛躍をしたり、まったくの論理破綻に瀕していることがある（アヒルの三段論法）。



2. 相伴って起こっているからといって、そこに因果関係があるとはいえない。相関関係と因果関係とは別のものである（因果律の専制）。



3. 自分がたまたま得た情報が貴重なものだとはかぎらない。部分でしかないデータで全体を論じる危険がある（部分と全体の混同）。



4. 人について論じているのか、組織について論じているのか、政治について論じているのか、自覚的にならないと混乱が大きくなる（方法論の無自覚）。



5. 決まり文句や類型的な記述は、複雑な現実を覆い隠す。あえて単純化するとにきは、あなたの教養が試されているのだ（ステレオ・タイプの支配）。



6. 最後に、第五章で述べたように、時代の空気には注意すること。何かすばらしいことを論じていると思っていても、実は流行のお先棒かつぎであることは多い（沈黙の螺旋）。

おわりに　究極の情報整理とは何か

1. ためしに短期（5年）、中期（10年）、長期（20年）の期間で、自分の「情報整理」および「人生の課題」を見直してみよう。



2. 中・長期の課題は、短期の課題とは別に時間を取って、すぐにでも始めなくてはならない。そうしないと、いつまでも手つかずのままになる。

付録　先人の「失敗」から学ぶ「情報整理史」

1. 京大型カードやKJ法と呼ばれる「情報整理法」の古典的手法は、「発見」や「思いつき」を有効に役立てるためのもので、情報の分類と検索が目的ではなかった。この点への誤解はいまも続いている。



2. 情報整理法は、その人の仕事や目的と深く結びついている。共有情報整理なのか個人情報整理なのか、野外型なのか書斎型なのか、アウトプット先行型かインプット先行型なのか、自覚して取り組まないとストレスだけがたまる。



3. 情報整理法は、紙・パソコンによる混ぜ合わせの営みである。どれかに統合しようとするのは、馬鹿げた偏執的行為である。逆にいえば、パソコンなど使わなくとも、情報をうまく利用して優れたアイディアに到達し、それが表現できさえすればいいのだ。



4. 情報整理の歴史を眺めると、機器や道具は新しいものに代わっても、中心となるノウハウや考え方が進歩したとはいえない。結局は、どのようにアイディアの種を獲得し、それをどのように有効に役立てるかにつきる。

「困ったときの情報整理」 見出しリスト

東谷 暁　「困ったときの情報整理」　文春新書

はじめに　情報整理業を開業する

• ささやかな「SOHO」を開設
• 情報機器があっても仕事は生まれない
• 情報整理の修行時代
• 情報分類法の基本を学ぶ
• 効率的スケジュール管理の実験
• 個人的に初期のパソコンを導入する
• 因果なことにアスキーに入社する
• 最小の道具で最大の効果を狙う

第一章　すべては時間に制約されている

• みんなが学者になるわけではない
• 期限のない仕事は存在しない
• 作業の期限を厳しく切れ
• 自分の能力には限界がある
• 二日で一日分の作業をすべし
• 時間というものは「資源」である
• 時間と資源を盛り込んだスケジュール
• スケジュールには一覧性が何より大切
• 本屋さんに行くか図書館に行くか
• 新テーマの場合も周辺の情報を固める
• ノートを作るつもりで資料に書き込む
• 五日でもかなりの読み込みができる
• 初心者は見出しをたくさん入れて書け
• あまった時間は疑問の解消に使う

第二章　知識は詰め込まねばならない

• 知識獲得についての俗説を信じるな
• 人間は知識がなくても創造的なのか
• 記憶力が抜群でない人はどうすべきか
• 自分がどれくらい知っているか確認する
• 知識を収集するには「他人の頭」が必要だ
• この本はダメだと思ったら深追いしない
• 判ったら読むのをやめても問題ない
• 集中して読むには目標を定める
• 線を引くのは集中力維持の意味もある
• マークや線の描き方は独自に開発せよ
• 本はアグレッシブに読むべきだ
• お気に入りの論者で知識の窓を開ける

第三章　雑誌という情報ジャングル

• 安価な雑誌データベースはない
• 十二月号の年間目次をコピーする
• 記事の分類は書籍より難しい
• ともかく資料を集めてみる
• なぜ雑誌記事の分類は難しいのか
• 【日本の論点】に見られる独特の分類
• 限定目的データの汎用性
• 大宅文庫と日外アシストの利用法
• エコノミストに「格付け」をする作業
• 論文の選択基準をどうしたか
• 論者別袋ファイルの作成

第四章　パソコンで出来る情報収集

• 有料データベースをどう使うか
• 検索の方法には選択肢がある
• 検索の絞り込みは上手くなれるか
• 新聞切り抜きは書籍・雑誌扱い
• 最後にインターネットも覗いてみる
• フィードバックなしの情報は使えない
• お前はアメリカに行っていたのだ？
• 検索サイトを呼び出して絞り込む
• これまでに役立ったサイト
• 外国の新聞サイトは見出しだけをみればいい
• 計算ソフトで出来ること

第五章　パソコンで出来ない情報収集

• データベースのベースは誰がつくる
• 「沈黙の螺旋」が誤った熱狂を生み出す
• 孤立を恐れないで検証してみる
• 取材を重ねても分からないことは多い
• 取材とは地味な対話である
• 物々しい道具は相手を萎縮される
• ノートの左に取材メモ、右は考察に使う
• 取材はその人の人格がものをいう
• 数字を読むだけで通説が怪しくなる場合
• 数字でおかしいなら周囲も調べる
• 数字が何も語ってくれない場合
• 通説を信じること、通説を疑うこと

第六章　アイディアは何処から来るか

• インスピレーションの構造
• 別のことを考えているときにひらめく
• 意識しないで考えている
• 思いつきメモにはポストイットがいい
• フィールドワークが求めるものは何か
• 無秩序な知識に仮の秩序を与える
• ポストイットによる「擬似KJ法」
• グループ作業は無意味なのか
• 知識創造企業の論理を参考にする
• 勘やコツの世界を言葉で明示化する
• 分かっていても気がつかない
• 陥りやすい「白紙状態」の神話
• 発想には「書き込まれた状態」が必要だ

第七章　ワープロソフトでものを書く

• 書き始める時期を設定する
• 十分の一原則は五分の一原則である
• 執筆直前のレジュメ作成による効果
• 徹底してブロック型文章を目指す
• エディタとアウトライン・プロセッサ
• ひとつの章を細切れに保存しておく
• 追いつめられる前に構想をしっかりと
• もう少し先まで読ませるための工夫
• 日記と手紙は手書きにする

第八章　情報の迷路を抜け出す

• 意外に生じる「アヒルの三段論法」
• 原因と結果を取り違える
• 自分が感じることの因果関係
• 因果関係は人類の大問題である
• 部分を全体と思っていないか
• 全体を知ることは出来るか
• 人なのか、組織なのか、政治なのか
• 最終的には総合的に考える
• 個人なのか制度なのか駆け引きなのか
• なぜステレオタイプに陥るか
• 何から確信を引き出しているのか

おわりに　究極の情報整理とは何か

• 人生を書き込むシステム手帳
• 一日一月一年一生
• この世は予測不能だから計画が必要
• 情報整理法ニヒリズムを超えて
• 本の捨て方も短期・中期・長期の順
• ファイリングは「原始的」山根式
• 自然に生まれたファイルの「ブロック」
• 高くついた情報機器との付き合い
• 今後は情報技術投資を少なく
• 語学が苦手でも洋書を読む方法
• 読むという行為にはレベルがある
• 得意な分野から外国雑誌を読む
• 読めるから読むのではない、読むから読めるのだ
• 中・長期の情報整理は時間確保が大事
• 人生を支える「情報」というものはない

付録　先人の「失敗」から学ぶ「情報整理史」

• 個人の失敗は他人の失敗を繰り返す
• 京大型カードの本質的誤解
• KJ法の恣意的な解釈
• 反カード・反KJ法の火の手
• 書斎のある生活のイメージ
• ワープロとパソコンの衝撃と現実
• システム手帳の興隆と衰退
• 奇妙に切迫した「情遊」の時代
• 集大成としての「超」整理法
• 京大型カードへの原点回帰

速読への素朴な疑問

フランスの思想家モンテスキューは、「法の精神」を完成させるために、実に20年もの歳月を費やした。

モンテスキューほどの第一級の知性の持ち主が、20年もかけて考えたことを、どうして私たちが、1時間や2時間の飛ばし読みで理解できるだろうか？ましてや、速読法で1分間に30ページというような猛スピードで目に焼き付けるなどして、分かると思うほうがおこがましい話だ。それは極上のボルドーをイッキ飲みするような、恥ずかしい、下品なことじゃないだろうか？

もちろん、書くほうが20年かけたからといって、20年かけて読まなければいけないということはない。1週間で読み終わったならば、それでも構わないだろう。しかし、私たちは、著者の20年に対して、やはり謙虚な気持ちを忘れるべきでない。

「法の精神」の20年は、さすがに長いが、一般に思想書や哲学書は、著者の長年の根気強い思考の産物である。人は、誰もがすぐに「おかしい」と気がつくようなことを、そんなにも長い時間、考え続けられないものだ。「おかしい」と感じるのは、読者として自分の理解力が足りないからではあるまいか？そう疑ってみて、ではどこが理解できていないのだろうと改めて本を読み返す。そうしてじっくりと時間をかけることで、本は初めて、こっそりとその秘密を明かし始めてくれることだろう。その秘密を知り得た知性だけが、やがては手間のかかったぶどう酒のような成熟を経験するはずである。

平野啓一郎　「本の読み方 スロー・リーディングの実践」　PHP新書より

その部分で使われている用語の理解が不十分である場合

高田明典　「難解な本を読む技術」　光文社新書

対処法１

その用語を説明していた部分まで戻って、そこをしっかり理解することからやりなおす。

このとき重要となるのが「読書ノート」
あらかじめ読書ノートを用意しておき、重要な用語が出てきたら、その定義とあわせてメモしておく。
こうすることで、その用語を説明している部分をいちいち探し出す手間が省ける。

対処法2

対概念に着目する。

わかりにくい用語が出てきたら、その周辺に対になる用語がないか探してみるとよい。
外--内、近接--遠隔、硬質--軟質など。
ある用語を際立たせたり説明するために、「対」の概念を提示することによって理解の助けにするという方法は比較的器よく使われる。

対処法3

その用語を、他の参考書や解説書、入門書、ネットなどで検索し、理解する。

ことによると、その用語は、同じ本のどのページをめくっても、説明されていないかもしれません。
その用語が、その分野においてあまりにも重要であり、ことさら説明するまでもないことがあるからです。

「デッドライン仕事術」 抜粋

吉越浩一郎　「デッドライン仕事術」 (祥伝社新書)

第1章　仕事のスピードを3倍にする

週に一度だけ、「ノー残業宣言」をすることから始めてみる

デッドライン仕事術の基本①

• すべての仕事に「○月○日」までという締切日を入れる
  （「なる早で（なるべく早く）」「×月下旬頃」は禁句）
• すべての仕事は「何を、誰が、いつまでに」を明確にする

デッドライン仕事術の基本②

• デッドラインの基本は「明日」。ドンドン前倒しにする
• 仕事は発生した瞬間に取り組むことで、一番、効果が上がる

デッドライン仕事術の基本③

• 一日分の仕事の優先順位で悩むのは無駄。すぐに仕事に手を着ける
• 仕事の効率を上げるためには、朝イチからエンジン全開で仕事をする

第2章　即断即決

情報を共有化することで、ある状況について全員が同じ認識を持てるような、「組織全体の判断力」を高めないといけない

「会社のために」という目的の前では、社長の意見も平社員の意見も平等である

「本当のトップダウン」とは、あらゆる意見を聞きながら、朝令暮改であっても、正しい判断を果敢にじっこうすること

複雑な問題は、小さくブレイクダウンする。
最後は、「失敗しても死ぬわけではない」と割り切れば、即断即決できる

第3章　キャリアアップできる人間の思考法

仕事の対極として「休み」ではなく、「遊び」の時間を持てるよう、効率よく働いて、しっかりと休むことが大事

上司の愚痴ばっかり言っている人間は、決してトップマネジメントにはなれない。
どんなに小さい集団でも、そのリーダーとしての職務を常にまっとうすべし

常に現場の近くにいて、「即断即決」をするトップマネジメントの仕事は、大変ではあるが、非常にやり甲斐がある

第4章　「会議」と「デッドライン」で部下を動かす

会議の正しいやり方①

• プロセスまで含めて「情報を共有化」することで、現場の判断力を上げる

会議の正しいやり方②

• 会議で取り上げるかどうか、といったことで悩まない
• 小さな案件もドンドン取り上げて、リーダーが即断祖決していくべし

会議の正しいやり方③

• ブレインストーミングなどせずに、担当者に徹底して考えさせる
• 担当者は「結論」まで用意して、会議に諮る

会議の正しいやり方④

• 最初は週に一日から始めて、無理して多くのデッドラインをつけない
• しかし、会議でデッドラインをつけた仕事は、徹底して守らせる

リーダーの心得①

• 仕事は部下に任せて、「デッドライン」で管理する
• 部下の仕事の「方向性のズレ」は、見逃しがちなので要注意

リーダーの心得②

• 部下の嘘は絶対に許さず、厳しく対処する
• 危機には、「火消し」→「再発防止」→「横展開」で対処する

リーダーの心得③

• 上司はいつも、ユーモアのセンスを磨くよう努力すべし

リーダーの心得④

• トップマネジメントは、どの分野に関しても「現場の担当者」の次に詳しくあるべし

リーダーの心得⑤

• 経営の仕事の答えは、すべて「現場」にあると心得よ