返信メールを書く

要点を押さえ、好印象を与えつつ、すばやく返事を書く方法

STEP1 （30秒）
返信が必要なメールを選び、返信ボタンをクリックする。 内容は読まず、ただ返信が必要かどうかだけで決める。
STEP2 (2分30秒)
必要な部分は「引用」し、不要な部分は「削除」 返事を書きながら、相手のメールを読む。必要な部分は「引用」し、不要な部分は「削除」する。 この繰り返しで相手が求める内容の返事をすばやく書き上げる。
注意すべきこと
●	全体を読んで構成を考えてはいけない。 時間節約のため「読みながら」書く。
●	相手の名前・社名・数値等は手入力しない。 間違いを避けるため相手のメールからコピー＆ペースト。
日頃からやるべきこと
●	不要メールの追放 何となく購読を続けているメルマガがあれば削除しておく。
●	フォルダで振り分け設定 仕事の種類や取引先に応じてフォルダを作り、自動振り分けの設定にしておく。 フォルダ名の前に「01」「02」などの番号を振っておくと、フォルダを番号順に並べられる。
●	単語登録を活用 間違いやすい珍しい名前、メール冒頭のあいさつ文などは単語登録しておく。 入力ミスが減って、時間を節約できる。

日経ビジネス Associe (アソシエ) 2009年 8/18号 [雑誌]より